Tutorial Lengkap: Cara Print Out di MS Word dan Excel Agar Hasilnya Tepat

Saat bekerja dengan dokumen atau spreadsheet di Microsoft Word atau Excel, kita pasti sering mendengar istilah “print out“. Apa sih sebenarnya arti dari print out itu? Print out, dalam pengertian yang paling dasar, merujuk pada hasil cetakan atau salinan fisik dari file atau data yang sebelumnya ada dalam bentuk digital di komputer. Ketika kita melakukan print out, dokumen yang tadinya ada di layar komputer akan tercetak di atas kertas, membuatnya lebih mudah untuk dibaca, disalin, atau disimpan dalam bentuk fisik. Proses print out ini sangat berguna, apalagi saat kita membutuhkan bukti fisik, laporan, atau dokumen untuk diserahkan ke pihak lain.

Namun, meskipun proses print out terkesan sederhana, ternyata ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar hasil cetakan kita rapi dan sesuai dengan harapan. Apakah kamu sering merasa kecewa dengan hasil cetakan yang kurang memuaskan, seperti teks yang terpotong atau gambar yang tidak jelas? Bisa jadi, itu karena kita tidak memperhatikan beberapa hal penting saat melakukan print di MS Word atau Excel. Jangan khawatir, di artikel ini, aku akan membahas cara print out yang benar dan beberapa tips agar kamu bisa mendapatkan hasil cetakan yang sempurna.

Pertama-tama, mari kita bahas cara print di MS Word. Jika kamu sudah selesai mengetik dokumen dan ingin mencetaknya, pastikan kamu memeriksa beberapa hal sebelum menekan tombol “Print“. Langkah pertama adalah memastikan ukuran kertas yang digunakan sudah sesuai dengan yang ada di dokumen. Biasanya, ukuran kertas standar adalah A4, namun pastikan juga settingan ukuran kertas di printer sesuai dengan yang ada di dokumen MS Word. Caranya, buka tab “Layout” di MS Word, kemudian pilih “Size” untuk memastikan ukuran kertas yang digunakan. Setelah itu, jangan lupa untuk memeriksa margin atau batas halaman, karena kadang-kadang margin yang terlalu sempit bisa membuat teks terpotong saat dicetak. Kamu bisa mengatur margin dengan mudah di tab “Layout” juga, dan pilih opsi margin yang sesuai, seperti “Normal” atau sesuaikan sesuai kebutuhan.

Setelah ukuran kertas dan margin sudah pas, langkah berikutnya adalah mengecek pratinjau cetakan (Print Preview). Fitur ini akan sangat membantu untuk melihat bagaimana tampilan dokumen sebelum dicetak. Untuk melihat tampilan sebelum mencetak, tekan tombol “File” yang ada di pojok kiri atas, kemudian pilih opsi “Print“. Di sini, kamu bisa melihat bagaimana halaman akan tercetak di atas kertas. Jika ada bagian yang terpotong atau tampilannya tidak sesuai, kamu bisa langsung mengubah pengaturan margin atau orientasi kertas. Print Preview ini sangat penting agar kamu bisa menghindari pemborosan kertas dan tinta karena mencetak dokumen yang salah.

Selain itu, jika dokumen yang ingin kamu print out memiliki banyak halaman, pastikan untuk memeriksa pengaturan print untuk mencetak hanya halaman yang diperlukan. Misalnya, kamu hanya ingin mencetak halaman 1 sampai 3, atau mencetak halaman tertentu dalam urutan acak. Kamu bisa memilih pengaturan “Pages” di menu print, lalu memasukkan nomor halaman yang ingin dicetak. Dengan begitu, kamu tidak perlu mencetak seluruh dokumen, yang tentunya akan menghemat kertas dan tinta.

Lalu, bagaimana dengan print out di Excel? Excel sering digunakan untuk mencetak tabel data, laporan keuangan, atau grafik. Karena data di Excel biasanya dalam bentuk tabel, ada beberapa pengaturan khusus yang perlu diperhatikan agar tabel atau grafik yang dicetak tidak terpotong. Pertama, pastikan ukuran kolom dan baris di Excel sesuai dengan yang ingin dicetak. Sering kali, tabel yang lebar tidak muat di halaman kertas A4, dan akhirnya terpotong atau meluas ke halaman berikutnya. Untuk mengatasi masalah ini, kamu bisa mengatur ukuran kolom dan baris di Excel terlebih dahulu, pastikan agar data tidak terpotong. Atau, jika tabelnya terlalu lebar, kamu bisa mengecilkan ukuran font atau memilih untuk mencetaknya dalam format landscape (mendatar) agar lebih muat.

Untuk melakukan proses pencetakan di Excel, cukup buka menu “File” dan pilih opsi “Print“. Di sini, kamu bisa memilih printer yang digunakan, serta jumlah salinan yang diinginkan. Pada bagian “Page Setup“, kamu bisa memilih apakah ingin mencetak seluruh worksheet atau hanya area yang terpilih. Jika kamu hanya ingin mencetak bagian tertentu, pilih “Print Selection” agar hanya data yang kamu pilih yang dicetak, bukan seluruh worksheet. Kamu juga bisa memilih opsi “Fit to” untuk menyesuaikan ukuran tabel agar muat di satu halaman. Ini sangat berguna jika tabel kamu terlalu besar dan akan terpotong jika dicetak tanpa pengaturan ini.

Sama halnya dengan di MS Word, di Excel juga tersedia fitur pratinjau cetakan yang memungkinkan kamu melihat hasil cetakan sebelum benar-benar mencetaknya. Ini sangat penting agar kamu bisa menghindari kesalahan yang tidak diinginkan, seperti bagian tabel yang hilang atau tidak terlihat dengan jelas. Untuk melihat pratinjau, klik “File” lalu pilih “Print“, dan kamu akan melihat tampilan dokumen seperti apa yang akan tercetak. Apabila terdapat masalah, kamu bisa kembali ke pengaturan dan melakukan perubahan yang diperlukan.

Tak hanya itu, jika dokumen atau tabel yang ingin kamu print out berisi gambar, grafik, atau diagram, pastikan untuk memeriksa kualitas gambar tersebut. Terkadang, gambar atau grafik yang disalin ke dalam Word atau Excel tidak memiliki resolusi yang cukup tinggi untuk dicetak dengan jelas. Hal ini bisa membuat gambar terlihat buram atau pixelated ketika dicetak. Jika kamu menggunakan gambar, pastikan resolusi gambar tersebut cukup tinggi agar hasil cetakan tetap tajam dan jelas.

Nah, itulah beberapa tips dan cara print out yang benar di MS Word dan Excel. Dengan memperhatikan pengaturan ukuran kertas, margin, print preview, dan pengaturan khusus lainnya, kamu bisa mendapatkan hasil cetakan yang rapi dan sesuai harapan. Jangan lupa untuk selalu memeriksa ulang pengaturan printer dan tinta sebelum mencetak, agar kamu bisa menghindari masalah seperti tinta yang habis atau printer yang tidak terdeteksi.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, mencetak dokumen atau tabel di MS Word dan Excel akan jadi lebih mudah dan lebih efisien. Jadi, kapan pun kamu membutuhkan print out untuk keperluan kerja, sekolah, atau pribadi, kamu sudah tahu bagaimana caranya agar hasilnya maksimal!